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Comment bien choisir votre logiciel métier SaaS ? C’est ce que nous vous expliquons pas à pas dans cet article. Découvrez les étapes clés pour sélectionner la solution la plus adaptée à vos besoins spécifiques et évitez ainsi de faire des erreurs couteuses. Car votre décision finale aura un impact stratégique majeur sur votre société et votre organisation quotidienne.
Sommaire
Qu’est-ce qu’un logiciel SaaS ?
Commençons par rappeler quelques bases. On dit d’un logiciel qu’il est en mode « SaaS » (« Software as a Service » ou en français : « Logiciel en tant que Service ») lorsqu’il est hébergé dans un cloud et rendu accessible aux utilisateurs via un simple navigateur web.
Concrètement cela signifie que vous n’avez rien à installer sur vos postes ou serveurs. Une fois que vous avez souscrit à un abonnement qui vous autorise à utiliser l’application web, vous y accédez simplement à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe depuis sa page de connexion.
Ce qui vous permet de bénéficier immédiatement d’un outil fonctionnel et de vous concentrer sur votre métier, sans les contraintes et les coûts de gestion informatique. Car, vous n’avez pas à vous soucier des mises à jour, de la maintenance ou de la gestion de l’infrastructure de la plateforme, puisque c’est l’éditeur du logiciel qui s’en occupe.
Les étapes clés pour choisir efficacement votre logiciel métier en mode SaaS
Identifiez vos processus clés
Avant même de regarder les solutions disponibles sur le marché, la première étape consiste à réaliser un audit interne de vos besoins.
Commencez par cartographier vos processus métier quotidiens. C’est à dire définissez clairement comment vous gérez actuellement vos devis, factures, clients, stocks, interventions, etc…
Ensuite, grâce à ce schéma d’ensemble, vous pourrez dresser deux listes :
- une qui précise toutes les tâches que le nouveau logiciel doit impérativement prendre en charge (les « must have »)
- une qui répertorie toutes les fonctionnalités annexes à vos processus quotidiens, mais qui serait « un plus » pour votre activité (les « nice to have »)
Car dans ce type de projet, l’une des erreurs les plus courantes consiste à vouloir que votre futur logiciel fasse tout (même le café !). D’expérience, nous pouvons vous le dire : c’est le meilleur moyen de vous embourber dans une recherche infinie, qui débouche souvent sur un choix d’un outil inadapté…
Alors qu’en différenciant clairement les fonctions essentielles de celles optionnelles vous aurez une vision claire de vos besoins. Ce qui vous évitera de perdre du temps en assistant à des démos d’outils qui ne sont pas fait pour vous. Mais surtout vous permettra de vous concentrer sur les logiciels qui disposent des fonctionnalités qui auront l’impact le plus positif sur votre productivité.
Définissez vos principaux utilisateurs
L’étape suivante consiste ensuite à dresser le profil de ceux qui travailleront quotidiennement avec votre futur logiciel SaaS. Commencez donc cette tâche en vous posant ces questions :
- Combien de personnes auront besoin d’un accès ?
- Ces accès seront-ils tous dédiés à une utilisation quotidienne ou certains seront plutôt occasionnels ?
Votre réponse vous permettra ainsi de vous orienter vers une solution flexible, s’adaptant rapidement à l’évolution de vos effectifs. - Vos équipes ont-elles besoin d’accéder au logiciel sur le terrain ou en déplacement ?
Car si c’est le cas, la solution que vous retiendrez devra aussi proposer une version qui vous permet de travailler depuis tablettes et smartphones. - Comment l’outil permet-il de gérer les rôles de chacun et la confidentialité de vos données ?
Vous devez pouvoir paramétrer précisément qui a le droit de lire, modifier ou supprimer des données sensibles (clients, résultats d’activité, etc…)
Enfin, n’hésitez pas à impliquer les futurs utilisateurs dans votre réflexion et dans les démos qui vous seront proposées. De cette manière, vous garantissez non seulement que l’outil réponde à leurs besoins réels (métier, ergonomie…) mais vous facilitez surtout son adoption future. Car même le meilleur logiciel du monde est inutile si vos équipes refusent de l’utiliser.
Évaluez les fonctionnalités de votre futur outil
C’est ici que le travail réalisé durant les étapes précédentes prend tout son sens ! Votre audit interne ayant clarifié vos besoins métier, vous pouvez désormais évaluer les solutions disponibles avec un œil critique.
Pour chaque outil que vous retiendrez, concentrez-vous donc sur :
- La correspondance entre les fonctionnalités promises par l’éditeur du logiciel et votre liste de « must-have ».
Vérifiez que la solution est capable d’exécuter, de manière simple et fiable, toutes ces tâches. Si elle ne couvre pas l’un de vos besoins critique et qu’elle ne propose aucune alternative satisfaisante, vous pouvez l’écarter immédiatement. - L’interface du logiciel.
Les actions courantes demandent-elles beaucoup de clics ? La navigation est-elle logique, même pour un novice ? Privilégiez toujours la solution la plus simple à prendre en main, même si elle a moins de fonctionnalités annexes. Car un logiciel intuitif réduit les coûts de formation et favorise là aussi son adoption. - Le fonctionnement du logiciel en conditions réelles.
N’hésitez jamais à demander une démonstration personnalisée ou à utiliser la période d’essai gratuite pour le mettre à l’épreuve avec vos propres données (même fictives). C’est le seul moyen de confirmer que la solution est non seulement fonctionnelle, mais qu’elle est aussi conforme à la manière dont vous travaillez au quotidien.
Assurez vous que votre futur logiciel métier s’intégrera dans votre environnement informatique
A ce stade, l’une des pires erreur que vous puissiez faire c’est de choisir un logiciel métier en mode SaaS, non conçu pour communiquer avec vos autres outils informatiques. Car vous allez perdre un temps monumental à saisir une seconde fois vos données dans vos autres logiciels ou bases de données (CRM, Marketing, etc…). Sans compter les risques d’erreurs ou de doublons…
C’est pourquoi votre future solution doit être capable de dialoguer avec les systèmes que vous utilisez déjà. Comme par exemple, via une API. Ou via des connecteurs natifs (conçus dès le départ avec le logiciel) avec d’autres solutions couramment utilisées (Comptabilité par exemple). Vous automatiserez ainsi le transfert de vos données et assurerez la cohérence de l’information au sein de votre entreprise.
La seconde erreur, et non des moindres, serait de négliger la reprise de vos anciennes données. Posez donc ouvertement la question à l’éditeur : quelle méthode propose-t-il pour migrer vos données historiques (clients, devis, stocks) de votre ancien outil vers le nouveau ? Que ce soit via un système d’import CSV (souvent via des fichiers standards) ou autre, l’éditeur doit vous proposer une solution simple et sécurisée pour réaliser cette reprise massive.
Renseignez vous sur la formation, le support utilisateur et les évolutions futures de la solution
Enfin, la dernière étape, consiste à vous renseigner sur l’accompagnement que propose l’éditeur de votre futur logiciel. Car la souscription à un abonnement pour un logiciel SaaS n’est pas un « one shot ». Au contraire, c’est le début d’un partenariat avec l’éditeur qui doit vous apporter des garanties concernant
- la formation à l’utilisation de votre nouvelle solution : soit en mettant à disposition des ressources pour que vous puissiez la prendre en main rapidement en autonomie (FAQ, tutoriels videos, etc…), soit en vous proposant des sessions de formations.
- le support utilisateur : qui doit impérativement être réactif et accessible. N’hésitez donc pas à vous renseigner sur les canaux de contact (téléphone, chat, email), les temps de réponse garantis, ainsi que les interventions comprises dans votre contrat et celles qui sortent de son cadre. Vous éviterez ainsi les mauvaises surprises.
- la pérennité de l’outil : car un logiciel qui n’évolue pas est un logiciel qui meurt. Demandez alors à l’éditeur s’il y a de nouvelles fonctionnalités ou des mises à jour majeures prévues dans l’année. Ces informations montrent généralement que l’entreprise continue d’investir massivement dans sa solution. Car si vous voulez sécuriser votre investissement et vous assurer une certaine tranquillité d’esprit, mieux vaut choisir un éditeur solide et tourné vers l’avenir. Ainsi vous aurez la garantie que votre logiciel restera performant et adapté aux futures exigences de votre marché.
En résumé
Grâce à ce guide, vous savez désormais comment choisir votre futur logiciel métier en mode SaaS. N’oubliez aucune des étapes structurelles de ce projet complexe et l’intégration de votre solution se déroulera comme sur des roulettes. Vous permettant ainsi de bénéficier de toutes les opportunités qu’offre le mode SaaS au quotidien.
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