Copilot en entreprise : avantages et points d’attention

Adopter Copilot dans votre entreprise vous offre des avantages indiscutables sur le papier, mais son déploiement demande un minimum d’anticipation pour éviter de le laisser tourner en roue libre sur vos données. Avant de faire de cet outil votre nouveau collègue préféré, on vous guide à travers des scénarios métiers concrets.

Copilot en entreprise, comment ça marche exactement ?

Vous utilisez ChatGPT, Claude ou Gemini régulièrement pour vos usages pros et/ou persos ?
Vous vous demandez pourquoi Copilot plutôt qu’une autre IA ?

C’est très simple : intégrer Copilot dans votre entreprise, ce n’est pas juste ouvrir un nouvel onglet et chatter avec une IA généraliste de plus. Bien au contraire.

Lorsque vous souscrivez à un abonnement Microsoft 365 Pro et que vous ajoutez une licence Copilot, vous obtenez ainsi la possibilité de travailler avec une IA directement greffée dans vos outils Microsoft habituels. Comme par exemple Word, Excel, Outlook ou Teams. Autrement dit, Copilot s’intègre directement dans l’interface de vos applications de travail via un simple bouton ou un volet latéral.

Ce qui change radicalement votre façon de travailler :

• plus besoin d’expliquer le contexte de votre demande, car Copilot le connait déjà
• adieu le copier-coller ou l’export de vos fichiers sur un site web tiers, puisque Copilot intervient directement sur le document ou le mail ouvert sous vos yeux
• et surtout, vos données internes ne servent jamais à entraîner des modèles d’IA publics

Les avantages de Copilot : qu’est-ce qui change au quotidien ?

Rédaction de documents complexes

Copilot ne se limite pas à de la correction orthographique sur Word. Au contraire, il vous assiste directement dans la rédaction de vos documents professionnels. Par exemple, en partant de vos données brutes (photo de notes manuscrites, comptes rendus synthétiques), cet outil vous rédige une trame structurée qu’il ne vous reste plus qu’à mettre en page.

Comme il est également capable d’absorber de grandes quantités de données, vous pouvez tout à fait lui demander de croiser et réorganiser les informations de plusieurs documents existants pour en créer un nouveau. Par exemple, pour extraire les points clés d’un long dossier afin de créer une note de synthèse.

Ainsi, en vous appuyant sur sa capacité à varier son style rédactionnel (technique, commercial, institutionnel), vous gagnez un temps précieux en lui déléguant des tâches comme la vulgarisation d’un document technique.

De plus, Copilot s’avère également très utile dans Outlook. Vous pouvez lui demander de l’aide dans la gestion quotidienne de vos messages. Par exemple en traduisant instantanément un message reçu d’un expéditeur non francophone. Ou encore en lui demandant de vous résumer les points essentiels contenus dans des échanges qui ont eu lieu pendant vos congés.

Cas d’usage concret

Un commercial doit formaliser sa proposition suite à une réunion avec un prospect. Depuis Word, il demande donc à Copilot de générer la structure de son offre en croisant ses notes avec le catalogue produit et la grille tarifaire de sa société. En quelques secondes, il obtient alors une première version qu’il ne lui reste plus qu’à ajuster. Puis, il bascule dans Outlook, et demande à l’assistant de lui préparer un mail synthétique des points forts de sa proposition. Après une rapide relecture, son message est prêt à partir.

Synthèse de réunions & planification d’échéances

Autres avantages de Copilot pour votre entreprise : il vous libère de la prise de notes manuelle lors de vos réunions Teams. Il suit vos échanges en temps réel, identifie les sujets clés et résume automatiquement les décisions prises. Il est même capable d’extraire la liste de vos prochaines tâches évoquées à l’oral en les planifiant dans Outlook (attribution de responsables, définition des deadlines).

Cet outil s’avère également précieux si vous rejoignez une visio en cours de route. Vous pouvez lui demander directement dans le chat de la réunion de vous résumer en quelques lignes les points clés abordés durant votre absence. Copilot vous indique alors si votre nom a été mentionné et ce qu’on attend de vous.

De plus, cette fonction de synthèse ne se limite pas aux appels vidéo, elle fonctionne aussi sur vos conversations écrites. Ainsi, vous n’avez plus besoin de faire défiler un fil de discussion comprenant de nombreux messages. Copilot vous résume immédiatement les décisions prises, ou encore, les tâches à ajouter à votre agenda.

Cas d’usage concret

Un chef de projet anime une réunion avec six participants pendant une heure sur Teams. À la fin de l’échange, il demande à Copilot de générer un compte-rendu regroupant les décisions clés et la liste des tâches attribuées à chaque membre. En quelques secondes, l’assistant produit un récapitulatif clair avec le nom du responsable pour chaque mission. Le chef de projet n’a alors plus qu’à valider le texte et l’envoyer à ses destinataires.

Analyse de données & reporting sur Excel

Sur Excel, Copilot facilite également l’analyse de vos données complexes. Vous n’avez plus besoin de maîtriser des formules avancées (tableaux croisés dynamiques, macros). Il suffit d’interroger l’assistant pour trier vos milliers de lignes et isoler des tendances cachées, ou appliquer un formatage conditionnel (ex : souligner en rouge les écarts négatifs).

Mais il ne se contente pas d’analyser. Vous pouvez aussi lui demander de créer directement de nouvelles colonnes calculées à partir de vos consignes. Ou encore lui demander de simuler des scénarios (ex : impact d’une augmentation de 8 % de vos coûts logistiques). Copilot se chargera alors automatiquement de générer les graphiques adaptés pour illustrer vos résultats.

Cas d’usage concret

Un contrôleur de gestion étudie un fichier Excel volumineux qui récapitule les dépenses trimestrielles de l’entreprise. Il demande alors à Copilot : « Identifie les trois postes de coûts en hausse anormale par rapport au trimestre dernier, explique l’origine des écarts et génère un graphique comparatif ». En quelques secondes, l’assistant effectue le calcul, met en évidence les dérives budgétaires et conçoit le visuel prêt à être exploité.

Recherche documentaire & gestion des connaissances internes

Copilot met également fin aux recherches interminables de documents. Que ce soit un fichier bien caché dans une arborescence SharePoint ou une pièce jointe égarée dans Outlook. Cet outil agit comme un moteur de recherche interne intelligent capable d’interroger simultanément l’ensemble des données auxquelles vous avez accès de votre entreprise.

Cas d’usage concret

Un chef de projet doit lancer la refonte d’un outil interne similaire à une initiative menée deux ans plus tôt par une autre équipe. Depuis le chat Copilot, il tape : « Retrouve les documents du projet de refonte de 2024 et fais-moi une synthèse des difficultés rencontrées et des prestataires retenus ». En quelques secondes, l’assistant analyse l’historique de l’entreprise et lui fournit une note récapitulative étayée, avec les accès directs aux contrats et comptes-rendus d’origine.

Agents Copilot personnalisés pour automatiser vos processus métier

Enfin, l’un des principaux avantages de Copilot pour votre entreprise se situe dans la possibilité d’automatiser certains de vos processus métier. Notamment grâce à des « agents Copilot » que vous pouvez personnaliser. Ainsi, plutôt que de se limiter à des tâches génériques, ces assistants sur-mesure peuvent gérer intégralement des flux de travail complets. Comme par exemple :

• Un agent RH : qui répond instantanément aux questions fréquentes concernant votre RH interne (congés, la mutuelle) et soutient votre équipe dédiée en réduisant sa charge de travail
• Un agent « intégration nouvel employé » : qui accompagne pas à pas les nouvelles recrues lors de leur intégration en leur fournissant les ressources clés et les accès nécessaires
• ou encore un agent « sécurité et conformité » : qui sensibilise vos équipes aux bonnes pratiques de cybersécurité et répond aux interrogations sur la protection des données (RGPD) pour réduire les risques d’exposition.

Cas d’usage concret

Votre entreprise intègre un agent « intégration nouvel employé » dans Teams. Dès son premier jour, votre nouvelle recrue interroge directement l’agent : « Où trouver le modèle de compte-rendu client et comment faire ma première demande de congés ? ». Ce dernier lui fournit alors immédiatement les bons liens, les formulaires adéquats et la procédure à suivre. Votre nouveau collaborateur ainsi devient autonome en quelques minutes sans avoir à solliciter son manager ou l’équipe RH.

Points d’attention & garde-fous : comment cadrer Copilot ?

Copilot présente certes de nombreux avantages pour votre entreprise, mais il serait inconscient de le laisser travailler tout seul. On vous présente donc les principaux points d’attention à prendre en compte avant toute implémentation de l’outil dans votre écosystème.

Les fuites de données : comment vérifier & contrôler les permissions

Soyons clairs, quand on parle de fuite de données, nous n’insinuons pas que vos informations confidentielles vont se retrouver dans la nature. Cela pourrait être le cas si vous importiez vos données sensibles dans une IA grand public (cf le cas Samsung en 2023) ou sur un Copilot dédié aux particuliers. Or comme nous l’évoquions en début d’article, dans le cas présent vos données sont bien cloisonnées.

Là le risque se situe plutôt au niveau des permissions internes que vous avez accordées dans votre entreprise. Certes, Copilot respecte scrupuleusement les droits d’accès que vous avez définis dans Microsoft 365 et n’affiche jamais une information qu’un utilisateur n’a pas le droit de voir.

Cependant, si un fichier RH confidentiel ou un document budgétaire a été malencontreusement configuré avec un accès « Toute l’entreprise » sur SharePoint, Copilot le trouvera et le restituera à n’importe quel collaborateur qui pose une question en rapport.

Pour éviter cette situation vous devez donc définir clairement cette gestion des permissions, avant et pendant le déploiement de l’outil :

• Auditez vos SharePoint et OneDrive pour repérer les liens de partage globaux et accordez des accès aux seuls groupes d’utilisateurs légitimes
• Classez vos documents critiques pour en bloquer l’indexation ou l’affichage dans l’IA selon le profil de l’utilisateur qui cherche à y accéder
• Programmez des contrôles réguliers sur vos canaux Teams et vos espaces partagés afin d’éliminer les droits obsolètes accumulés au fil du temps

Les erreurs & hallucinations : imposer une révision humaine

Gardez à l’esprit que même s’il est très puissant, Copilot ne « pense » pas et ne « comprend » pas le contenu qu’il génère. Il prédit simplement la suite de mots la plus plausible. Ce qui peut parfois entraîner des erreurs, ou ce que l’on appelle des « hallucinations ». C’est à dire des réponses factuellement fausses, mais formulées avec aplomb, voire accompagnées de sources complètement inventées.

Vous comprenez aisément que dans un cadre professionnel, diffuser ces contenus erronés vous expose à des risques majeurs (erreurs budgétaires, clauses contractuelles caduques, engagements clients irréalistes…). En témoigne ce cas qui s’est produit chez BMW Toronto.

Vous devez donc impérativement encadrer Copilot en suivant des règles strictes :

• gardez à l’esprit que Copilot ne peut être tenu légalement responsable de ses erreurs ou hallucinations. C’est la personne qui signe ou diffuse un document qui porte l’entière responsabilité légale et professionnelle de son contenu
• utilisez systématiquement les liens de référence fournis par Copilot pour vérifier ses documents sources. Notamment pour vérifier vos données factuelles (chiffres, dates, noms, clauses)
• n’utilisez pas d’envoi automatisé pour tous les contenus critiques (documents juridiques, financiers, RH, commerciaux…). Faîtes les impérativement relire par un expert du sujet.
• prenez l’habitude de douter et de challenger les réponses de Copilot pour éviter les biais de confirmation
• intégrez des consignes de sécurité dans vos requêtes (ex : « Si l’information n’est pas explicitement présente dans le fichier, indique que tu ne sais pas au lieu de la déduire »).

Conclusion : utiliser Copilot dans votre entreprise ça s’étudie au préalable

Vous disposez désormais d’une vision claire pour évaluer l’impact de Copilot sur votre entreprise, tirer parti de ses avantages et éviter les failles de sécurité. Mais pour passer de la théorie au terrain, vous aurez besoin d’un déploiement sur mesure et d’apprendre à lui poser les bonnes questions. Alors si vous souhaitez franchir le pas et adopter cet outil au quotidien : contactez nos équipes ! Nous analyserons vos processus métiers pour définir concrètement comment l’intégrer dans votre activité, afin que vous profitiez pleinement de tous ses bénéfices.

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