Bureaux d’Études Techniques : 10 raisons d’abandonner Excel pour un ERP

Bonnes pratiques, Gestactiv

Aujourd’hui nous nous adressons particulièrement aux professionnels du Bâtiment, dont font partie les bureaux d’études techniques.

D’expérience, nous savons que beaucoup de ces entreprises utilisent Excel pour assurer la gestion de leurs affaires. Et par conséquent, sont confrontées à un certain nombre de problématiques, telles que :

  • un manque de visibilité sur leur activité
  • une redondance et/ou un manque de données
  • le risque de perdre des informations ou de passer à côté
  • une charge de travail doublée
  • etc…

C’est pourquoi, nous invitons régulièrement ces structures à modifier leur fonctionnement en utilisant un ERP. Et aujourd’hui nous vous donnons 10 raisons d’abandonner Excel au profit d’un ERP !

gif illustration abandonner excel au profit d'un erp

Qu’est ce qu’un ERP ?

Tout d’abord, une petite définition de ce qu’est un ERP.

Le terme “ERP” est l’acronyme pour “Entreprise Resource Planning” que l’on peut traduire par “Planification des ressources de l’entreprise”. Parfois on croise aussi son appellation française : “PGI” ou “Progiciel de Gestion Intégrée”.

En général, un ERP comprend plusieurs modules (reliés à une base de données) qui permettent de couvrir l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise. Comme par exemple, la gestion des achats ou la gestion de la production.

C’est une solution globale qui structure l’activité de l’entreprise.

Il faut également noter, qu’un ERP n’est pas réservé qu’aux grandes entreprises mais peut aussi très bien s’adapter à l’activité d’une PME ou TPE. Cet outil constitue d’ailleurs une pierre angulaire de la transformation numérique des Bureaux d’Études.

10 raisons pour lesquelles les bureaux d’études techniques devraient utiliser un ERP

1. Améliorez la gestion de vos activités

Avec l’aide d’un ERP, vous pouvez gérer vos actions commerciales et achats, en quelques clics seulement. Cet outil vous permet également de planifier votre production avec une grande précision, notamment en prenant en compte vos besoins pour chacune des phases de vos projets. De même pour la facturation qui s’effectue depuis ce logiciel.

De plus, certains processus récurrents peuvent aussi être automatisés pour limiter le temps passé par vos collaborateurs sur des tâches répétitives.

Vous pouvez donc gérer vos affaires de A à Z, dans le détail et à l’aide d’un seul outil.

2. Augmentez votre réactivité

Avec un ERP vous êtes plus à même de détecter rapidement une potentielle erreur de planification ou d’allocation de ressources, voire un mouvement de trésorerie. Dans un court délai, vous pouvez ainsi corriger les éléments qui doivent l’être et prendre des décisions stratégiques pour votre structure.

Certains ERP intègrent également des systèmes d’alertes concernant des dates importantes : alertes concernant une facture en retard, la date de fin d’un projet qui se rapproche… Vous êtes prévenus en amont et pouvez ainsi anticiper les actions à mettre en place.

3. Suivez de près vos résultats

Les fonctionnalités de statistiques incluses dans la majorité des ERP facilitent la visualisation de l’évolution de votre chiffre d’affaires ou de vos projets les plus rentables. Plus besoin d’éplucher vos bilans comptables, pour connaître ces informations ! En quelques clics vous accédez aux chiffres clés qui vous permettront de piloter au mieux votre activité.

gif illustration ERP dédié aux bureaux d'études avec un module statistiques

4. Trouvez l’information plus rapidement

La plupart des ERP possèdent des fonctionnalités de filtrage des données vous permettant de retrouver l’information que vous cherchez, en quelques clics seulement. Vous économisez ainsi un temps précieux lors de vos recherches.

5. Centralisez vos données

La plupart des documents associés à un dossier client peuvent être centralisés au même endroit. Devis, bons de commandes, cahier des charges, photos et autres fichiers utiles au bon déroulement de votre projet… Tous ces éléments sont accessibles et consultables depuis votre ERP. Ce qui vous permet également de constituer un historique des relations avec vos clients.

6. Uniformisez vos outils informatiques

Un autre avantage lié à l’utilisation d’un ERP concerne la réduction de vos coûts opérationnels. Comme vous dirigez l’ensemble de vos interventions à partir d’un système centralisé, vous évitez de payer des licences pour l’utilisation de plusieurs logiciels ainsi que les coûts de maintenance associés.

7. Limitez les risques

Un ERP possède généralement un système de contrôle (message d’avertissement, confirmation de suppression…) destiné à éviter les erreurs, comme des suppressions accidentelles ou la saisie de doublons.

Un système de droits utilisateurs est également inclus dans ce type de logiciel. Il permet de contrôler l’accès à certaines données sensibles et prévenir les erreurs de manipulation.

Ainsi vous disposez toujours de données précises, fiables et sécurisées.

gif illustration ERP dédié aux bureaux d'études évite les suppression accidentelles

8. Gagnez du temps

Que ce soit au niveau du service comptabilité ou des intervenants sur les chantiers, simplifiez la gestion des tâches administratives : éléments de facturation, saisie des heures passées sur un chantier, frais de déplacement…

Et libérez du temps à chacun pour qu’il puisse se concentrer sur son activité principale.

9. Optimisez la communication entre les différents services

En travaillant à partir de la même base de données centralisée vous permettez à tous les intervenants d’un projet de partager facilement et rapidement des informations. Ainsi tout le monde est informé en temps réel des différents changements qui ont lieu sur une affaire, ou de son historique.

La communication entre vos collaborateurs est fluidifiée et les réponses aux demandes de vos clients facilités par ce partage d’information.

10. Structurez votre activité

Enfin, un ERP vous permet de normaliser vos différents processus opérationnels, tout en vous bénéficiant de paramètres personnalisables. Ce qui, en plus d’uniformiser la gestion de vos affaires, vous permettra de former facilement les nouveaux arrivants dans votre entreprise.

Gestactiv’2 : notre ERP dédié aux bureaux d’études techniques

Pour compléter les paragraphes précédents et aller plus loin, nous vous présentons notre solution faîte maison : Gestactiv’2 !

logo Gestactiv'2 l'ERP dédié aux bureaux d'études

Sensibilisés aux besoins métier des professionnels du Bâtiment, nous avons exploité nos compétences techniques pour créer un ERP de gestion d’affaires et de facturation, conçu spécialement pour les bureaux d’études.

Gestactiv’2 permet le suivi des affaires depuis la candidature à l’appel d’offre jusqu’au règlement des factures clients. Vous pouvez également saisir tous les éléments qui constituent le coût de revient de votre affaire et vous disposez bien sûr de statistiques pour optimiser la gestion de votre activité.

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