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Adresses mail gratuites : pourquoi les éviter en tant que pro ?
En tant que professionnel, il est tentant d’éviter de dépenser quelques dizaines d’euros par mois en utilisant des adresses mail gratuites, type « gmail.com » ou « orange.fr ». On vous comprend, mais attention, c’est une fausse bonne idée ! Entre les failles de sécurité, votre image de marque qui en prend un coup ou les filtres anti-spam qui vous recalent, vous risquez de le payer cher. On vous explique pourquoi vous devriez plutôt opter pour une adresse avec votre propre nom de domaine.
Sommaire
Adresses mail gratuites & professionnelles : quelle différence ?
À première vue, une adresse email reste un moyen d’envoyer et recevoir des messages. Pourtant, derrière cette simplicité apparente, toutes les adresses ne remplissent pas le même rôle :
- D’un côté, vous avez les adresses mail gratuites : fournies par des géants du web (Google avec Gmail, Apple avec iCloud, Microsoft avec Outlook) ou des fournisseurs d’accès internet (Orange, SFR, Free). Ces boîtes mails étant conçues pour un usage personnel, elles ne vous coûtent rien, et ne demandent aucune configuration avant de les utiliser. Ce qui les rend effectivement pratiques. Par contre, elles reposent sur le nom de domaine du fournisseur (ex : moc.liamg@erreip , rf.egnaro@erreip). Ce qui signifie qu’il est identique pour des millions d’utilisateurs et que vous ne pouvez pas le personnaliser.
- D’un autre côté, vous avez les adresses mail professionnelles : qui s’appuient sur un nom de domaine personnalisé au nom de votre entreprise. Concrètement cela signifie que votre adresse se termine directement par le nom de votre société ou de votre marque (ex : rf.eteicos-am@erreip). Puisque c’est vous qui achetez et possédez ce nom de domaine, ce type d’adresse permet donc de vous identifier clairement auprès de vos destinataires. Mais en contrepartie, vous devrez passer par une phase de configuration pour pouvoir envoyer vos messages.
La différence ne se limite donc pas à une question de coût, mais à une logique d’usage. D’un côté un outil pensé pour des échanges personnels et rapides. De l’autre un outil qui représente une activité professionnelle dans ses communications quotidiennes.
Quelles sont les limites des adresses mail gratuites pour les pros ?
Des garanties insuffisantes en matière de sécurité & confidentialité
Vous connaissez l’expression : « si c’est gratuit, c’est vous le produit ». Malheureusement c’est exactement ce qui se passe avec les adresses mail gratuites.
Car leur modèle économique repose souvent sur l’exploitation de vos données. En acceptant les conditions d’utilisation de fournisseurs comme Google ou Microsoft, vous les autorisez implicitement à établir le profil détaillé de vos habitudes, intérêts et relations à des fins publicitaires et commerciales.
Notez également que ces entreprises sont soumises à des lois extraterritoriales (ex : Patriot Act, Cloud Act). Ce qui signifie que le gouvernement américain peut, en toute légalité, accéder aux données stockées sur leurs serveurs. Même ceux situés en Europe. Utiliser leurs messageries dans un cadre pro, revient donc à exposer vos échanges confidentiels, ainsi que les données de vos clients (factures, devis, informations personnelles…). Or, en France, le RGPD impose un cadre légal strict sur la protection et la souveraineté de ces données. Ainsi, si vous choisissez un fournisseur de messagerie soumis à des législations étrangères, vous vous exposez à des risques de non-conformité et des sanctions en cas de manquement à votre obligation de protection.
Par ailleurs, sur le plan purement technique, ces plateformes gratuites (qu’il s’agisse de Gmail ou Orange) n’offrent pas le niveau de protection requis pour une activité professionnelle. Par exemple, le chiffrement des messages est souvent limité. Tandis que les options de sécurité avancées (double authentification robuste, gestion fine des accès…) sont restreintes par les standards imposés par le fournisseur. De plus, toutes ces fonctionnalités sont figées étant donné que les serveurs sont partagés entre des millions de personnes. Vous ne pouvez donc pas paramétrer vous-même vos filtres de protection. C’est le système du fournisseur qui décide à votre place de ce qui est sûr ou non.
Une délivrabilité dégradée & un risque accru de finir en spam
Envoyer vos mails c’est bien, vous assurer qu’ils arrivent bien dans la boîte de réception de vos destinataires c’est mieux. Concrètement c’est ça la délivrabilité. Seulement cette dernière est fortement compromise si vous utilisez des adresses mail gratuites…
Tout simplement parce que vos emails partent depuis des serveurs partagés par des millions de particuliers. Ainsi, si l’un d’entre eux se fait pirater sa boîte mail et qu’elle sert à envoyer des spams, le serveur entier est « puni » et mis sur liste noire. Vos mails légitimes se retrouvent alors bloqués ou relégués dans les indésirables de vos prospects et clients, puisque les filtres anti-spam analysent la « réputation » du serveur qui envoie le message.
Désormais, pour passer ces filtres, un email doit montrer patte blanche, notamment grâce à des protocoles d’authentification. Mais ces réglages de sécurité ne peuvent être configurés que sur un nom de domaine que vous possédez. Or, sur une adresse gratuite, vous n’avez pas la main sur ces éléments, puisque le nom de domaine que vous utilisez ne vous appartient pas.
Des fonctionnalités de messagerie trop limitées pour une société
Nous l’avons vu précédemment, les messageries gratuites sont développées pour un usage individuel et domestique. Dès que vous devez travailler à plusieurs, ces boîtes mail montrent très vite leurs limites techniques au quotidien.
Par exemple, il vous est difficile, voire impossible, de :
- créer des agendas partagés et synchronisés en temps réel entre vos collaborateurs
- planifier des réunions en voyant immédiatement les disponibilités de chacun
- archiver vos échanges professionnels sur le long terme (emails, fichiers en pièce-jointe…)
- mettre en place des boîtes mail partagées entre plusieurs utilisateurs (ex : rf.eteicos-am@tcatnoc ou rf.eteicos-am@troppus)
- superviser l’ensemble de vos adresses email
Cet écosystème cloisonné est donc incapable de suivre l’évolution et le rythme de croissance de votre société.
Une dépendance à votre fournisseur de messagerie
Au quotidien, cette dépendance peut vous sembler anodine. Mais le jour où vous souhaitez changer de fournisseur c’est là que ça se complique.
Admettons que vous décidiez de quitter votre fournisseur d’accès internet actuel (FAI) pour un concurrent. A ce moment, la migration va se révéler être un enfer. Car bien souvent, vous perdez le droit d’utiliser votre ancienne adresse mail à partir du moment où vous résiliez votre contrat. Certes, la loi oblige les FAI à vous accorder un accès gratuit pendant environ 6 mois après votre départ, mais votre adresse est bel et bien vouée à disparaître au terme de ce sursis.
Sauf que cette dernière est celle que connaissent tous vos clients. Mais aussi celle que l’on retrouve sur vos factures, et qui vous sert probablement également d’identifiant pour vous connecter à vos comptes professionnels (banque, Urssaf, etc…)
Vous vous retrouvez alors face à un chantier titanesque :
- devoir envoyer un message à l’ensemble de vos contacts pour leur notifier votre changement d’adresse mail
- modifier vos coordonnées sur tous vos supports de communication (y compris les cartes de visites ou flocages de véhicules)
- changer vos identifiants de connexion à tous vos comptes professionnels
- appliquer cette modification sur l’ensemble de vos documents administratifs
- et surtout, espérer que personne n’essaie de vous contacter sur votre ancienne boîte mail
Dans le cas où vous n’êtes plus satisfait des services de votre messagerie Gmail, les conséquences sont quasi les mêmes. Votre boîte mail ne disparaîtra pas tant que vous ne supprimez pas votre compte. Ce qui vous permettra d’éviter de gérer cette transition dans l’urgence. Mais vous devrez tout de même entreprendre les mêmes démarches pour informer vos contacts et mettre à jour l’ensemble de vos outils de communication
Une image peu professionnelle qui nuit à votre crédibilité
Votre adresse mail c’est souvent le premier point de contact avec vos prospects. L’équivalent de votre carte de visite sur le web. Ce qui signifie concrètement qu’avant même d’ouvrir votre message, vos interlocuteurs se font une première impression de qui vous êtes. Et cette première impression influence inconsciemment la perception qu’ils auront de votre entreprise.
Comme une image vaut mille mots, voici deux adresses :
- rf.eteicos-am@tcatnoc
- moc.liamg@eteicos-am-tcatnoc
Objectivement les deux permettent d’envoyer un email. Pourtant, elles ne renvoient pas la même chose à vos destinataires.
La première montre que votre activité dispose de sa propre identité, et renvoie une image de marque crédible et stable.
Tandis que la seconde peut laisser penser que votre communication est encore « artisanale » et que votre entreprise n’est pas encore solidement établie.
Au delà du fait que vos interlocuteurs vous identifient plus facilement et vous accordent plus de crédit, cette cohérence est également fondamentale pour inspirer confiance ! Surtout face à des cybermenaces, encore très actuelles, comme le phishing ou le spoofing email. Même si ces attaques continuent de faire de nombreuses victimes, les internautes sont doucement sensibilisés à s’en méfier. On leur apprend notamment à vérifier l’adresse mail de l’expéditeur et à classer en spam toute adresse qui leur semble suspecte. Il serait donc dommage que vos factures partent à la poubelle car votre interlocuteur vous suspecte d’être un hacker qui tente de le piéger.
Quelle alternative aux adresses mail gratuites pour un pro ?
Vous l’aurez compris, la seule décision pérenne pour votre entreprise c’est d’acheter votre propre nom de domaine (ex : ma-societe.fr). C’est un investissement minime qui vous servira non seulement à créer vos adresses email professionnelles, mais également à héberger votre site internet (actuel ou futur).
Attention toutefois, ne vous laissez pas tenter par ce piège très courant : la « redirection d’email ».
Pour éviter de nombreuses manipulations techniques, il est tentant d’acheter un nom de domaine et de se contenter de lier votre ancienne boîte gratuite à la nouvelle pour gérer vos envois. Malheureusement, c’est une très mauvaise pratique. Car, lorsqu’un email est redirigé automatiquement, il ne provient plus directement de votre serveur d’envoi et transite d’abord par votre ancienne messagerie. Cette étape supplémentaire est alors souvent interprétée comme un comportement inhabituel par les filtres anti-spam.
Vous avez donc tout intérêt à créer de vrais comptes de messagerie indépendants depuis votre nouveau nom de domaine. Ainsi vous pourrez les configurer pour que vos emails passent les filtres anti-spam sans accroc.
BONUS : pour gérer votre messagerie pro, faites-vous accompagner
En résumé, éviter les adresses mail gratuites, c’est choisir un moyen de communication professionnel à tous les niveaux. Que ce soit en matière de sécurité, de fiabilité ou de crédibilité. C’est pourquoi posséder votre propre nom de domaine vous permet de répondre concrètement à ces enjeux et de manière beaucoup plus sûre que ce que vous proposent les fournisseurs grand public.
Certes cette transition demande de vous plonger dans la technique, mais rassurez-vous : nous sommes là pour vous épauler. Nos équipes techniques configurent au quotidien des solutions professionnelles type Microsoft Exchange ou 365 pour garantir la sécurité de vos données et la bonne réception de vos envois. Alors si vous envisagez de basculer vers une solution pro, n’hésitez pas à les contacter.
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