Bureaux d’Études : Bien préparer son projet d’acquisition d’ERP

Dans un précédent article, nous avons vu que l’acquisition d’un ERP constitue une étape importante de la transformation numérique des Bureaux d’Études. C’est pourquoi il important de bien préparer ce projet en amont pour garantir sa réussite. Aujourd’hui, nous vous accompagnons dans cette démarche en vous présentant 3 grandes étapes pour bien préparer la mise en place d’un logiciel ERP dans votre structure.

1. Identifier ses besoins

La première étape, consiste à réaliser un audit de votre fonctionnement interne. Cela vous permettra d’identifier :

  • les usages et pratiques au sein de votre entreprise
  • vos objectifs
  • vos besoins actuels
  • les éléments de votre système interne qui doivent être améliorés
  • etc…

Chaque flux, processus, méthode de gestion et outils doivent être identifiés et analysés. Il sera ainsi plus simple de lister les problématiques auxquelles le nouvel ERP devra répondre.

C’est également à ce moment là que vous pouvez nommer quelques collaborateurs comme référents. Ce sont eux qui centraliseront les retours de l’audit, se chargeront de la rédaction du cahier des charges et veilleront au bon déroulement du projet.

2. Rédiger son cahier des charges

Mettre en place un ERP dans son entreprise est une véritable stratégie d’évolution qui nécessite d’être cadrée. C’est pourquoi, il est impératif de définir clairement vos besoins dans un cahier des charges. Car c’est sur ce document que s’appuieront les référents du projet pour sélectionner le logiciel adapté.

Ainsi, il va falloir détailler de manière précise les enjeux liés à l’acquisition de votre futur ERP :

  • Quel sera le nombre d’utilisateurs finaux ?
  • Quel budget peut-on allouer au projet ?
  • Quels sont les délais à respecter pour sa mise en œuvre ?
  • Quelles sont les contraintes techniques (authentification sécurisée, accès distant…) avec lesquelles il faudra composer ?
  • etc…

Et bien sûr il vous faudra également détailler les fonctionnalités clés que vous souhaitez retrouver dans votre logiciel.

illustration : bureaux etudes bien préparer son projet d'acquisition d'ERP en rédigeant un cahier des charges

3. Sélectionner l’ERP adapté à vos besoins

Par expérience, nous avons identifié les fonctionnalités primordiales pour les Bureaux d’Études Techniques et qui doivent être comprises dans l’ERP.

1. Le suivi de votre activité

Le logiciel doit vous permettre de suivre votre activité dans le détail :

  • saisie du temps de travail effectif passé sur chaque phases d’une affaire
  • visualisation d’un plan de charge par employé, par fonction ou encore par projet
  • visualisation temporelle du plan de charge (par semaine, mois…)
  • saisie des temps de présence et des heures supplémentaires
  • gestion des absences, congés, récupération…
  • gestion des notes de frais, frais de déplacement…

L’intérêt étant de centraliser au sein d’un même outil toutes les informations liées à vos projets, afin de faciliter leur gestion.

2. La gestion de l’avancement de vos projets

Pour garantir le bon déroulement de vos projets il est indispensable que votre ERP propose un outil de planification qui permet de :

illustration : bureaux etudes bien préparer son projet d'acquisition d'ERP en veillant à ce qu'il possède une fonctionnalité de plannification
  • structurer et poser les différentes phases vos affaires
  • renseigner une durée prévisionnelle pour chacune de vos phases ou tâches
  • avoir un visu global des phases/tâches en cours, en retard ou à venir
  • rapidement se rendre compte de la charge de travail des employés

Et c’est encore mieux, si ce logiciel est assez souple pour vous permettre d’ajuster ces différents paramètres au fil des différents événements qui peuvent impacter vos projets.

3. La facturation à l’avancement

Lorsque plusieurs projets sont menés en même temps, un oubli de facturation est très vite arrivé. C’est donc le rôle de l’ERP de faciliter l’édition de vos factures ainsi que le suivi de leur règlements.

En effet, il est important pour les Bureaux d’Études que le logiciel permette à minima de réaliser des factures en fonction de l’avancement de chacune des phases d’un projet. D’une part, pour éviter les oublis et d’autre part, afin d’avoir un meilleur contrôle sur la trésorerie de l’entreprise, ainsi qu’une vision réaliste de sa situation économique.

L’idéal étant tout de même d’avoir un logiciel qui propose des fonctionnalités complémentaires comme des systèmes d’alertes en cas de retard de paiement ou d’édition de facture. Voire un système de scénarisation de la facturation sur une affaire.

4. L’analyse de vos résultats

Enfin, votre ERP doit vous fournir des indicateurs de rentabilité vous permettant de :

  • visualiser votre chiffre d’affaire réel sur une période donnée
  • comparer ce chiffre d’affaire réel avec celui qui a été prévu ou budgété
  • obtenir de manière synthétique des informations concernant votre marge, votre palmarès client, les règlements de vos clients, etc…

Ces outils de mesure faciliteront le suivi de vos objectifs et vous aideront à identifier rapidement si vous devez améliorer certains process ou modifier votre stratégie managériale.

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Chez Axis Solutions, nous sommes sensibles aux besoins métier des professionnels du Bâtiment. Nous avons d’ailleurs exploité nos compétences techniques pour créer, main dans la main avec ces derniers, un ERP de gestion d’affaires et de facturation dédié aux Bureaux d’Études Techniques : Gesatctiv’2 !

logo logiciel Gestactiv logiciel de gestion d'affaires pour les bureaux d'études

Notre ERP permet de :

  • suivre votre activité (saisie du coût de revient de vos affaires, règlements des factures, gestion du temps passé sur les affaires, etc…)
  • gérer au mieux vos affaires grâce au plan de charge
  • établir un planning de facturation au mois (ou d’éditer vos factures à l’avancement)

Et vous disposez bien sûr de statistiques pour optimiser la gestion de votre activité.

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