Réussir son projet ERP : les pièges à éviter !

La mise en place d’un logiciel ERP constitue une étape importante dans la démarche de transformation numérique des entreprises. Au-delà de la solution logicielle, adopter un ERP implique également de moderniser ses pratiques de gestion. Ceci, dans le but de gagner en efficacité et en compétitivité une fois le logiciel intégré. Mais parfois, tout ne se passe pas toujours comme prévu… C’est d’ailleurs ce qui est arrivé à Lidl, qui a dépensé 500 millions d’euros pour un projet ERP, finalement jamais abouti.

C’est pourquoi, pour être sûr de réussir son projet ERP, il vaut mieux anticiper les problématiques qui pourraient se poser. Et afin de vous aider à visualiser ce qui pourrait mal tourner, nous vous présentons les principaux pièges à éviter.

1. Ne pas établir de stratégie à long terme

Ce n’est jamais une bonne idée de démarrer n’importe quel projet sans avoir établi un plan d’action. Lorsque vous décidez d’acquérir un ERP ou tout autre logiciel, vous devez établir des objectifs à atteindre : réduire de 15% les impayés, passer moins de temps sur le traitement des factures, etc… L’objectif est de donner du sens et de la valeur au projet. De plus, cela vous aidera à choisir le logiciel qui répond le mieux à vos attentes.

Il faut également garder à l’esprit que la mise en place d’un ERP va faire évoluer une grande partie de l’entreprise et de ses processus. Il est donc important d’identifier les principales modifications qui doivent avoir lieu au niveau des logiciels utilisés et des méthodes de travail actuelles. Tout comme les données et autres éléments existants qui devront être réintégrés dans l’ERP. Vous limiterez ainsi les risques de confusion ou de frustration, d’augmentation des coûts et des délais.

N’oubliez pas non plus d’informer vos employés des changements à venir ! Afin qu’ils ne soient pas mis devant le fait accompli et puissent avoir le temps d’intégrer ces évolutions.

2. Sous-estimer les ressources nécessaires

Vous devez avoir conscience de l’investissement que représente la mise en place d’un ERP dans votre entreprise. Que ce soit en termes de ressources financières et humaines ou en termes de délais de réalisation.

Pour réussir votre projet, vous devez donc intégrer dans votre équipe les bonnes personnes (de préférence issues de différents services) pour vous épauler. C’est à dire, qu’elles devront avoir la capacité de manager un projet d’une telle envergure. Mais elles devront aussi gérer les difficultés qui pourront se poser : imprévus, conduite du changement au sein de l’entreprise, etc…

De plus, elles seront en charge de la rédaction d’un cahier des charges. Ce document, vous sera utile pour définir les fonctionnalités clés de votre futur ERP et ainsi établir un budget prévisionnel. Cela vous permettra également de vérifier que vous avez les capacités humaines et financières pour réaliser votre projet. Et vous évaluerez plus précisément la charge de travail interne nécessaire pour sa conduite. Votre équipe projet pourra alors s’appuyer sur votre prestataire pour réaliser cette tâche.

Sur la base du cahier des charges, il vous fournira une estimation fine des délais de réalisation et des coûts associés, avant de le démarrage du projet. Par exemple, si vous vous attendez à ce qu’une phase de mise en œuvre dure seulement quelques semaines, son expérience et son expertise lui permettront de confirmer ce délai ou de vous donner un autre échéancier. Ensemble, vous vous accorderez alors sur des objectifs et des attentes réalistes qui seront satisfaisantes pour tous les intervenants. Gardez également à l’esprit que la date de lancement est souvent modifiée en cours de projet et que maintenir une date de façon arbitraire, c’est prendre le risque d’altérer le bon déroulement du projet.

3. Ne pas être assez investi dans le projet

Nous venons de le voir, l’équipe projet, a un rôle crucial à jouer durant l’intégration de l’ERP. Par conséquent, cela nécessite une forte disponibilité et implication de la part des personnes concernées, qui seront en constante communication avec le prestataire. Vous devrez donc les monopoliser une partie de leur temps, en fonction de leurs rôles dans les différentes phases du projet. Et sachez que leur indisponibilité est souvent la première cause de retard dans ce type de projet.

Une collaboration entre les différents services de l’entreprise et l’équipe projet sera également importante. D’une part, pour communiquer en interne sur l’avancement de la mise en place de l’ERP. Et d’autre part, afin de s’assurer que tous les besoins exprimés sont bien satisfaits.

La direction devra également s’impliquer. Même si elle sera surement plus en retrait, elle devra être présente sous forme de soutien au projet. Et sa mission principale consistera à insuffler une dynamique positive autour du processus de mise en place du nouvel ERP. Ceci dans le but d’engager l’ensemble des salariés dans le projet et d’obtenir leur adhésion.

4. Ignorer la méthodologie du projet

Pour diverses raisons il peut être tentant de vouloir prendre des raccourcis sur les phases de déploiement de l’ERP, prévues par votre prestataire. Mais, si vous souhaitez vraiment réussir votre projet ERP, c’est une tentation à laquelle vous devrez résister.

En effet, un projet logiciel se construit en suivant un certain nombre d’étapes à respecter :

• cadrage
• prototypage
• personnalisation
• livraison du produit
• recette (test des fonctionnalités)
• mise en production
• formation, etc…

Votre prestataire possède une méthodologie de projet élaborée et éprouvée au fil de ses missions. Reposez-vous sur ses compétences en terme de déploiement !

En revanche, vous devrez être attentif au fait qu’il comprenne votre métier et ses enjeux (législation, process métier, etc…). Et si besoin, vous devrez clarifier les termes métier employés pour garantir la compréhension, de part et d’autre, des besoins exprimés et des solutions apportées. Il saura ainsi analyser vos problématiques rapidement et vous apportera des réponses pertinentes.

5. Négliger la formation et/ou le service après-vente

La mise en œuvre d’un nouveau logiciel dans une entreprise nécessite de former ses employés, qui seront les utilisateurs principaux de ce nouvel outil. Plus ils le maîtrisent, plus vous verrez les bénéfices de cet investissement.

A contrario, ne pas investir dans une formation pourrait vous coûter plus d’argent que la formation elle-même. Car si les utilisateurs ne comprennent pas comment fonctionne le logiciel, ils auront tendance à inventer leurs propres processus de production. Bilan : chacun utilise la solution à sa manière et non pas comme il est prévu. Ce qui peut complexifier inutilement certains process, voire entraîner des bugs et par conséquent, de la frustration.

De plus, l’arrivée de nouveaux outils est souvent source d’appréhension pour les futurs utilisateurs. La formation, en plus de leur apprendre à utiliser cet ERP correctement, leur permettra de vraiment comprendre l’intérêt et la pertinence des nouvelles fonctionnalités proposées.

Afin de réduire les coûts, certains chefs d’entreprise refusent également d’investir dans tout plan de support. Ces plans comprennent en général un certain nombre d’heures dédiées à la correction des potentiels bugs, à l’assistance des utilisateurs du logiciel, etc… De ce fait, si les employés ne peuvent pas utiliser le système à son plein potentiel (dysfonctionnement, lacune sur l’utilisation d’une fonctionnalité, etc..), l’entreprise ne profitera pas de tous les avantages de son ERP. Et elle aura plutôt tendance à connaître une baisse globale de sa productivité.

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