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Email & protocole de messagerie : comment ça marche ?
Aujourd’hui nous vous présentons le rôle essentiel que joue le protocole de messagerie dans l’envoi et la réception d’un email. Découvrez au travers de cet article les principaux protocoles utilisés, ainsi que leurs avantages/limites, afin de bien configurer votre application de messagerie.
Sommaire
Qu’est-ce qu’un protocole de messagerie ?
Définition
En premier lieu, commençons par définir ce qu’est un protocole de messagerie.
Il s’agit là d’un protocole de communication. C’est à dire un ensemble de règles qui définissent comment se déroule la transmission de données entre deux appareils ; un émetteur et un récepteur. Ces règles spécifient le langage à utiliser pour que les deux appareils communiquent et posent un cadre à respecter :
- le signal utilisé par un appareil pour indiquer qu’il est prêt à recevoir des données
- la contextualisation de la communication (identification de l’émetteur, action à réaliser, etc…)
- la manière dont le récepteur s’assure d’avoir bien compris les informations reçues
- les procédures à suivre en cas d’anomalies ou de ruptures de communication
- la méthode utilisée pour mettre fin à la communication
A savoir qu’il existe plusieurs types de protocoles, nécessaires au bon fonctionnement de nos modes de communication actuels : lignes téléphoniques, Wifi, Bluetooth, et dans le cas présent envoi/réception d’emails.
Fonctionnement
Pour comprendre concrètement à quoi servent ces protocoles il faut tout d’abord rappeler (rapidement) ce qu’il se passe lorsque vous envoyez un email à quelqu’un.
Au moment où vous appuyez sur le bouton « envoyer » de votre logiciel de messagerie, votre email est envoyé vers votre serveur de messagerie. Ce serveur est responsable de la transmission de votre mail vers le serveur de messagerie de votre destinataire. Une fois votre message transmis au serveur de votre destinataire, c’est lui qui s’occupe de rapatrier votre email dans son client de messagerie.
Et pour que la transmission de votre mail s’effectue en bonne et due forme (qu’elle réussisse, qu’il n’y ait pas de pertes de données en cours de route, etc…) on utilise différents protocoles de messagerie durant ces étapes d’envoi/réception. Car tous n’ont pas les mêmes rôles :
- le protocole responsable du transfert (envoi) d’un email est le protocole SMTP
- les protocoles destinés à assurer la réception d’un email sont les protocoles POP, IMAP et MAPI
Les principaux protocoles de messagerie
Protocole SMTP
Comme nous venons de l’évoquer, le protocole SMTP (pour Simple Mail Transfer Protocol) est utilisé pour le transfert des emails d’un serveur de messagerie à un autre.
Né dans les années 80 ce protocole a été conçu pour être simple et ainsi permettre à chacun d’envoyer facilement un email à quelqu’un d’autre. Cependant, les spammeurs en ont largement profité pour inonder les boîtes mail des utilisateurs avec des mails indésirables. Alors pour contrer ce phénomène, d’autres protocoles visant à compléter le protocole SMTP (SPF, DKIM…) ont vu le jour. Par exemple, afin d’autoriser uniquement certaines adresses mails/noms de domaines à accéder à un serveur de messagerie.
Protocole POP : avantages & limites
Le protocole POP (pour Post Office Protocol) a pour mission de s’authentifier auprès du serveur de messagerie avant de télécharger les emails reçus sur l’appareil de l’utilisateur. A son origine, ce protocole effaçait définitivement les mails du serveur, une fois téléchargés dans le logiciel de messagerie de l’utilisateur. Heureusement il est maintenant possible de définir des paramètres pour en garder une trace sur le serveur après leur téléchargement pendant X jours (selon les options de configuration proposées par les clients de messagerie).
Puisque vos messages sont stockés sur votre machine, ce protocole présente certains avantages :
- il vous permet de consulter et gérer votre historique d’emails même sans connexion internet
- il requiert peu d’espace de stockage sur le serveur de messagerie
Cependant :
- vous pourrez consulter vos emails depuis un autre appareil mais pas gérer de synchronisation d’état (lecture ou suppressions)
- si votre appareil est endommagé/volé et que vous n’avez pas sauvegardé ses données, vous perdez tous les emails au-delà des X jours de conservation du serveur distant
- les modifications que vous réalisez sur votre appareil ne sont pas appliquées sur le serveur de messagerie (création de dossiers, déplacement de mails, etc..)
Donc, pour résumer, ce protocole est plutôt dépassé et peu approprié pour un usage professionnel. Car vous devez pouvoir gérer en temps réel un important flux de mail et potentiellement consulter votre boîte mail depuis d’autres appareils. Mais il peut convenir pour un usage personnel.
Protocole IMAP : avantages & limite
Le protocole IMAP quant à lui (Internet Message Access Protocol) synchronise vos mails avec le serveur de messagerie. C’est à dire, qu’il centralise et conserve l’ensemble de vos emails sur le serveur. Puis il les affiche à l’identique sur votre logiciel de messagerie. De plus toutes les actions effectuées sur vos mails, depuis votre client de messagerie, sont répercutées sur le serveur. Ainsi si vous marquez un email comme « non-lu » depuis votre smartphone, cette information sera prise en compte par le serveur. Et lorsque vous consulterez ce mail depuis votre PC vous le trouverez bien identifié comme « non-lu ».
Ce protocole est particulièrement utile si vous souhaitez :
- consulter et gérer vos emails depuis n’importe quel support (PC, mobile, tablette)
- sauvegarder l’intégralité des emails présents sur votre serveur, de ce fait même si vous perdez ou endommagez l’un de vos appareils, votre historique de mails est conservé
En revanche, il faudra être vigilant :
- avec l’espace de stockage de votre serveur de messagerie, car tous vos emails étant conservés dessus, ils peuvent finir par saturer le quota d’espace disque disponible.
- sur l’état de votre connexion internet, puisqu’elle sera indispensable pour consulter vos messages, même s’il faut noter que de nombreux clients de messagerie proposent désormais un système « off-line ».
- au volume d’email que vous conservez, puisque ce protocole fonctionne très mal avec des boite mails de plus de 2Go..
En bref, nous déconseillons l’utilisons de ce protocole de messagerie pour gérer votre boîte email professionnelle. L’IMAP était particulièrement adapté début des années 2000, ne correspond plus à l’usage attendu de nos jours d’une adresse professionnelle
Protocole MAPI : avantages & limites
Et enfin, nous avons le protocole MAPI (Messaging Application Programming Interface) aussi appelé « Exchange ». Développé par Microsoft il ne peut être utilisé qu’avec un serveur de messagerie Microsoft Exchange et de préférence, avec le client de messagerie Outlook. Techniquement, son fonctionnement est similaire à celui de l’IMAP (consulter/gérer vos emails depuis n’importe quel support, etc…).
Néanmoins, il possède plusieurs avantage par rapport à ce dernier :
- permet également la synchronisation de vos calendriers, contacts et tâches.
- collecte de vos contacts en un seul endroit, évitant ainsi les doublons inutiles.
- fonctionnalités de prévention concernant vos données, garantissant ainsi la sécurité des informations que vous transmettez (vous ne pouvez pas envoyer par erreur des données sensibles à des personnes non autorisées)
- contrôle total de vos exigences de stockage et de conformité tout en maintenant la productivité de vos utilisateurs.
- les systèmes de défense intégrés au protocole MAPI empêchent les cybermenaces véhiculées par email d’atteindre votre boîte de réception (anti-spam et anti-malwares)
- conforme à la loi HIPAA
- est conçu pour les entreprises qui utilisent Outlook comme client de messagerie.
Donc ce protocole MAPI/Exchange est une excellente solution pour gérer votre messagerie professionnelle. Surtout si vous êtes équipés de la suite Microsoft Office 365, si vous souhaitez sécuriser votre messagerie et favoriser le travail collaboratif, même à distance.
Conclusion
Nous espérons que cet article vous aura éclairé sur le mode de fonctionnement d’un email et d’un protocole de messagerie. Et vous donnera toutes les clés pour éviter les solutions obsolètes, ou inadaptées à votre système informatique. Toutefois, nous sommes conscients que faire le bon choix pour paramétrer votre client de messagerie est une tâche complexe… Notamment parce qu’elle nécessite des connaissances approfondies en termes de réseaux informatiques et protocoles de communication.
Alors si vous ne possédez pas ces ressources en interne, n’hésitez pas à nous contacter. Nos équipes techniques possèdent le savoir-faire nécessaire pour sélectionner le protocole idéal pour votre activité et également configurer vos serveurs et clients de messagerie.
