Logiciel de messagerie VS webmail : quel choix pour les pros ?

Logiciel de messagerie ou webmail ? Choisir entre les deux pour bien gérer votre messagerie professionnelle n’est pas toujours évident car les solutions disponibles sont nombreuses sur le marché… C’est pourquoi, nous vous présentons aujourd’hui les principales différences entre ces deux options ainsi que leurs avantages et points d’attention respectifs.

Qu’est-ce qu’un logiciel de messagerie ?

Un logiciel de messagerie, aussi appelé « client de messagerie », est un programme informatique qui sert en grande partie à envoyer, consulter et recevoir des mails (exemple : Outlook à condition d’avoir acheté une licence, Thunderbird ou Mail…). Ce logiciel s’installe sur le poste de l’utilisateur (client lourd) et communique avec le serveur de messagerie associé pour gérer l’envoi et la réception des emails. De plus, il dispose généralement de fonctionnalités annexes à la gestion de sa messagerie.

Logiciel de messagerie : les avantages

• Beaucoup plus complet qu’un webmail : le client de messagerie dispose nativement de tout un tas de fonctionnalités destinées à faciliter votre travail. Comme par exemple les notifications, un éditeur de texte pour la mise en page de vos emails, la possibilité de gérer plusieurs adresses mail sur la même interface, la création de listes de contacts, l’archivage/le tri/l’organisation de vos mails dans des dossiers, la création de visios, la gestion de votre agenda, etc…

• Accès à votre messagerie même sans connexion internet : car le logiciel récupère sur votre poste les mails stockés sur le serveur de messagerie. De ce fait, vous pouvez les consulter et en rédiger de nouveaux même lorsque vous n’avez pas accès à internet (leur envoi s’effectuera lorsque vous récupérerez une connexion). Ce qui est particulièrement pratique lors de déplacements. De plus, les majorités des fonctionnalités du logiciel reste actives même hors ligne.

• Configuration totale de l’outil : après son installation vous pourrez paramétrer votre logiciel comme bon vous semble pour assigner les niveaux de sécurité nécessaires à votre messagerie (connexion sécurisée, chiffrement des messages, signature électronique pour authentifier vos mails, etc…). Et vous pourrez également configurer le protocole de récupération de vos emails (IMAP, POP)

Logiciel de messagerie : points d’attention

• Prise en main pas toujours intuitive : même si globalement les clients mail comme Outlook sont plutôt bien optimisés en terme d’ergonomie, il arrive que certaines fonctionnalités soient bien cachées et demandent un peu d’investigation pour y accéder. De même, cette quantité de fonctionnalités peut parfois effrayer les utilisateurs les moins à l’aise avec l’informatique (pour réduire ce sentiment de « dépassement » l’astuce consiste à ne se concentrer que sur celles dont on a besoin)

• L’accès à votre messagerie est conditionné par l’installation du client sur vos machines : par exemple, vous êtes en déplacement et souhaitez exceptionnellement consulter un mail depuis votre téléphone pro. Ce ne sera possible que si vous avez installé et paramétré votre client de messagerie sur le téléphone. Autrement, vous devrez utiliser votre PC comme vous le faîtes habituellement pour accéder à vos mails.

Qu’est-ce qu’un webmail ?

Un webmail, aussi appelé « portail de messagerie » ou encore « messagerie web », est une page web, hébergée sur un serveur web, qui permet de consulter, envoyer et recevoir des mails (exemple : Gmail, Protonmail, Laposte.net…) . L’utilisateur n’a rien à installer sur son poste (client léger) et accède à cette interface via son navigateur, en se connectant à l’aide de son email/mot de passe. Cette dernière joue alors un rôle d’intermédiaire entre l’utilisateur et le serveur de messagerie, comme le ferait un client de messagerie traditionnel installé sur son poste.

Webmail : les avantages

• Facile à prendre en main : l’interface des webmails est généralement plus épurée que celles des logiciels de messagerie. Notamment parce qu’ils disposent de moins de fonctionnalités poussées que les clients de messagerie. Ce qui peut s’avérer moins déstabilisant pour les utilisateurs peu à l’aise avec l’informatique et leur permettre de maîtriser rapidement les fonctionnalités de base d’envoi de mail.

• Accès multiplateforme simplifié : vos mails sont accessibles sur PC, smartphone et tablette depuis n’importe quel endroit du monde qui dispose d’une connexion internet. Ainsi même en déplacement, même sans votre machine habituelle, vous pouvez tout de même accéder à votre messagerie. Veillez quand même à prendre les précautions de cybersécurité nécessaires pour protéger votre boîte mail.

• Opérationnel immédiatement : en effet, le webmail ne nécessite aucune installation ni configuration. Une fois connecté sur l’interface de messagerie, vous pouvez envoyer des mails.

Webmail : points d’attention

• Dispose de moins de fonctionnalités qu’un logiciel de messagerie : par exemple, il n’est pas toujours possible d’activer des notifications. Ou encore, certains fournisseurs de messagerie ne savent pas gérer correctement les caractères spéciaux (exemple : €). Et généralement vous n’avez pas non plus la possibilité de créer des visios ou de programmer des rendez-vous depuis votre interface de messagerie

• Pas d’accès à votre messagerie sans connexion internet : contrairement au logiciel de messagerie qui peut rapatrier vos messages sur votre machine, le webmail nécessite obligatoirement une connexion internet pour consulter vos mails, accéder aux archives ou encore, rédiger de nouveaux messages.

• Le traitement de vos données personnelles est opaque : car peu de fournisseurs de messagerie communiquent explicitement sur l’utilisation qui sera faîte de vos adresses mail, du contenu de vos messages ainsi que leurs pièces-jointes (emplacement des serveurs de messagerie, partage de vos données à des annonceurs publicitaires pour financer le service s’il est gratuit, etc…). Soyez donc vigilants, surtout si vos communications comportent des éléments confidentiels sensibles.

• Espace de stockage, support technique et niveau de sécurité dépendants de votre fournisseur de messagerie : puisqu’en choisissant un webmail, vous lui déléguez toute cette partie technique. Ainsi nous vous conseillons de bien étudier les offres (même gratuites) proposées par les différents services de messagerie pour vous assurer qu’elles incluent bien un accès au support, un niveau de sécurisation de vos échanges et une capacité de stockage satisfaisante pour votre usage.

Logiciel de messagerie VS webmail : comment choisir ?

En fin de compte, pour faire le bon choix entre un logiciel de messagerie et un webmail il faut prendre en compte vos besoins et l’utilisation que vous comptez en faire :

• autonomie dans l’installation et le paramétrage ou délégation de cette tâche à un prestataire informatique ?
• gestion de plusieurs comptes de messagerie ?
• compatibilité avec plusieurs systèmes d’exploitation ?
• mise à disposition de fonctionnalités de sauvegarde et/ou de migration de vos données, d’un anti-spam intégré ?
• interfaçage avec votre CRM ?
• etc…

De notre point de vue, pour un usage professionnel, des fonctionnalités destinées à organiser un important flux de mails, ainsi que vos contacts et comptes, seront nécessaires. Et dans ce cas là, le logiciel de messagerie s’impose clairement. Toutefois, pour un usage particulier, ou de manière exceptionnelle pour accéder rapidement à votre boîte mail, le webmail convient parfaitement. Dans tous les cas l’essentiel est d’avoir les bons outils sous la main pour gérer efficacement votre messagerie.

Et sur ce point, nous pouvons vous aider ! Car nous installons et configurons quotidiennement des solutions de messagerie professionnelles pour nos clients. Nous saurons donc vous guider pour faire le choix adapté à votre société, n’hésitez pas à nous contacter.

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